分级存储管理系统（以下简称“HSM 系统”）允许在快速本地驱动器和慢速长期大容量存储驱动器之间移动数据。尽管快速大容量存储驱动器的优势很明显，但对于大多数组织来说过于昂贵。HSM 系统将不使用的数据传输到不太昂贵的远程大容量存储设备，从而最大限度地减少企业开支。
HSM 系统在远程存储区域中存储一些数据，以便在需要时恢复信息。HSM 系统持续监控文件访问，从而检测可以将哪些文件安全地移到远程存储，而将哪些文件存储在本地。如果在指定时间段内没有访问请求，文件将迁移到远程存储中。如果用户访问远程存储的文件，则会将该文件传回到本地驱动器。此方法确保用户可以快速访问远大于可用本地磁盘空间的数据量。
将文件从本地驱动器移到远程存储时，HSM 系统将保存对文件实际位置的引用。只要相应文件被访问，系统就会确定其在备份设备上的位置。将文件替换为对其远程存储位置的引用可以创造几乎无限大小的存储区域。
某些 HSM 系统支持在本地存储文件的一部分。在这种情况下，文件的大部分传输到远程存储，而本地存储仅保留原始文件的一小部分。
HSM 系统使用两种方式访问分级存储中的数据：